Privacyverklaring

Residentie Gerlachus wordt beheerd door Holland2Stay. Uw privacy is voor Holland2Stay erg belangrijk. Wij gaan dan ook zorgvuldig om met de persoonsgegevens van (potentiële) bewoners. Wij houden ons aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonlijke gegevens verwerken.
Zo min mogelijk gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw bij ons verwerkte persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken, wie toegang heeft tot deze gegevens en hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken en beschermen. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op via info@gerlachusmaastricht.nl.

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacyverklaring vindt u op onze website (www.gerlachusmaastricht.nl).

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 26 januari 2023.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door of namens Holland2Stay B.V. (of gelieerde ondernemingen), gevestigd op het Victoriapark 45, 5611 BM Eindhoven, ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 17131763.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Holland2Stay is actief op het gebied van vastgoedbeheer en verhuur. We verzamelen, bewaren en verwerken uw persoonsgegevens in vijf verschillende fases: (1) voordat u ervoor kiest om een woningen te boeken bij Holland2Stay, (2) wanneer u een woning boekt bij Holland2Stay, (3) tijdens uw verblijf in een door Holland2Stay beheerde woning, (4) wanneer u een van onze (mobiele) websites bezoekt (hierna: de 'website’) en gebruik maakt van uw account op de website, en (5) na uw verblijf in een door Holland2Stay beheerde woning.

Welke gegevens worden verwerkt en waarvoor worden deze gegevens gebruikt?

Voordat u ervoor kiest om een woningen te boeken bij Holland2Stay
Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij anoniem informatie over uw gebruik van de website (zie ook ‘Webanalyse en cookies’).

U kunt zich inschrijven voor onze nieuwsbrief om updates over om Residentie Gerlachus te ontvangen. Als u deze nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen, kunt u zich via de link in de footer van de nieuwsbrief afmelden.

U kunt een contactformulier op de website invullen om ons een vraag te stellen. Hierbij dient u uw naam, mobiele telefoonnummer (optioneel), e-mailadres, onderwerp, en opmerking of vraag in te vullen. Deze informatie gebruiken wij om uw opmerking of vraag te verwerken en hierover contact met u op te nemen.
Wanneer u een woning boekt bij Holland2Stay
Om een woning te kunnen boeken via Holland2Stay, dient u eerst een persoonlijk account aanmaken op de website. Dit doet u door een registratieformulier op de website in te vullen. Voor de registratie willen wij uw naam, adres, mobiele telefoonnummer, emailadres, en gewenste betaalmethode weten. Daarnaast dient u aan te geven in welke woning u wilt wonen gedurende een bepaalde periode. We gebruiken deze informatie om uw boeking te kunnen verwerken en hierover met u te kunnen communiceren. Daarnaast hebben we uw gegevens ook nodig voor factureringsdoeleinden.

Wanneer we uw boeking hebben bevestigd, sturen wij u een bevestigingsmail. Hierna dient u verschillende persoonsgegevens met ons delen, zoals uw geboorteplaats en -datum, nationaliteit, betaalgegevens (IBAN en BIC), beroep, een kopie van uw paspoort en – indien van toepassing – de gegevens van een garantsteller. Deze gegevens worden gebruikt bij het verwerken van uw boeking, zoals bij de goedkeuring en voorbereiding van uw (huur)overeenkomst en facturering. Ook gebruiken wij deze gegevens om met u te kunnen communiceren over uw boeking en verdere verblijf bij Holland2Stay.
Tijdens uw verblijf in een door Holland2Stay beheerde woning
Tijdens uw verblijf bij Holland2Stay kunnen wij de persoonsgegevens gebruiken die u aan ons heeft verstrekt bij het maken van een boeking (zie hierboven). Wij gebruiken deze gegevens voor onze dienstverlening. Denk hierbij aan het coördineren van reparatie- en onderhoudsdiensten, of het verlenen van aanvullende diensten. Wij gebruiken u gegevens ook om contact met u op te nemen indien nodig, en voor het factureren van de huur en aanvullende diensten tijdens uw verblijf.

Het kan zijn dat wij bewakingscamera’s hebben geplaats in het gebouw waar uw woont en dat door ons wordt beheert. Holland2Stay heeft een gerechtvaardigd belang om deze bewakingscamera's te gebruiken. Wij gebruiken de camera’s om de eigendommen (en faciliteiten) van de eigenaar en de eigendommen van (potentiële) bewoners (of andere personen die bij Holland2Stay verblijven) te beveiligen, en om diefstal te voorkomen. Wanneer wij gebruik maken van bewakingscamera’s, zullen wij u hier altijd op attenderen bij de ingang van het gebouw. Holland2Stay bewaart de gegevens van de camera's maximaal vier weken, of langer indien de camera een incident of strafbaar feit heeft vastgelegd.
Bij het gebruik van onze website en account
Wanneer u een woning boekt, krijgt u toegang tot een persoonlijk account. Hiermee kunt u gebruik maken van aanvullende diensten en producten, aangeboden door Holland2Stay. Wanneer u hiervan gebruik maakt, verzamelen wij onderstaande persoonsgegevens:
- Uw gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres, wanneer u zich registreert voor een account.
- De informatie die u verstrekt voor uw gebruikersprofiel (bijvoorbeeld uw voor- en achternaam, foto en telefoonnummer).
- De inhoud die u in uw account plaatst (bijvoorbeeld foto’s of opmerkingen).
- Uw gewenste betaalmethode. De betalingsprovider (iDEAL, VISA of Mastercard) zal u vragen om enkele betalingsgegevens te verstrekken. Wij zullen deze gegevens niet verwerken.
- Communicatie tussen u en Holland2Stay. U kunt ons bijvoorbeeld een vraag of reparatieverzoek sturen. We kunnen updates sturen over uw woongebouw. Hiervoor kunt u zich afmelden. Ook kunnen wij service gerelateerde mails sturen (bijvoorbeeld voor accountverificatie, belangrijke wijzigingen of updates in uw gebouw, technische mededelingen en veiligheidsupdates). U kunt zich niet afmelden voor deze service gerelateerde mails.
Na uw verblijf bij Holland2Stay
Nadat u de door Holland2Stay beheerde woning heeft verlaten, bewaren wij uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om aan onze en/of uw contractuele verplichtingen te voldoen. Wij bewaren uw gegevens ook zolang het nodig is om diensten uit te voeren waarvoor u ons toestemming hebt gegeven, of zolang wij daartoe verplicht zijn op grond van nationale of internationale (fiscale) wet- en regelgeving.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Wij gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om en zullen uw gegevens alleen voor onze eigen doeleinden gebruiken. Wij kunnen uw gegevens aan derden verstrekken wanneer wij hiertoe verplicht zijn op grond van nationale of internationale wet- en regelgeving.

Hiernaast zullen we uw persoonlijke gegevens alleen doorgeven aan derden, wanneer dit nodig is om onze contractuele verplichtingen ten opzichte van u na te komen, om de diensten uit te kunnen voeren waarvoor u ons toestemming heeft gegeven, of wanneer wij hier een legitiem belang bij hebben. De derde partijen waarmee wij samenwerken zijn gebonden aan dezelfde voorwaarden zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wij zullen uw persoonsgegevens nooit zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming aan derden verkopen.

We verzamelen automatisch gegenereerde informatie voor statistische doeleinden (zie ook "Webanalyse en cookies"). Deze informatie vertelt ons hoe goed onze website functioneert. Deze gegevens kunnen aan derden worden verstrekt, maar alleen als deze niet naar u te herleiden zijn.

Wat zijn uw rechten?

Met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u hebben verzameld en/of verwerkt, heeft u het recht om:

Uw gegevens in te zien
U heeft het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over u beschikbaar hebben. Wij zullen u deze gegevens sturen in een machine-leesbaar formaat.
Uw gegevens te wijzigen of corrigeren
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn.
Uw gegevens te verwijderen
U heeft het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van u hebben te verwijderen. Wanneer u hiervoor een verzoek indient, zullen wij gegevens verwijderen die tot u herleidbaar zijn, behalve de gegevens die wij op basis van de wet moeten of mogen bewaren. Wij kunnen dit verzoek niet inwilligen zolang u nog bij ons woont of er nog openstaande facturen zijn.
Bezwaar te maken
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens als u het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken. U kunt ons verzoeken om te stoppen met het gebruiken van uw persoonlijke gegevens. Dit kan bijvoorbeeld als wij geen wettelijk recht hebben om uw gegevens te gebruiken. U kunt ons ook verzoeken om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Dit kan bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens onjuist zijn of onrechtmatig worden bewaard.
Een klacht in te dienen
U heeft het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan. Wanneer u een klacht heeft, dan lossen wij dat het liefste zelf met u op. Maar u heeft ook het recht om contact op te nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beperkingen van uw rechten

Wanneer u een verzoek indient, mogen wij voor deze service een redelijke vergoeding in rekening brengen. Wij voeren uw verzoek pas uit nadat we uw identiteit hebben bevestigd. Hiervoor kunt een kopie van uw paspoort opsturen of ons kantoor bezoeken met uw paspoort.

In bepaalde situaties hebben wij het recht om verzoeken wettelijk te weigeren. Wij zullen u altijd op de hoogte stellen van onze redenen hiervoor.

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Holland2Stay neemt veel maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen, zowel op organisatorisch als technisch gebied. Een beperkt aantal werknemers heeft toegang tot uw gegevens. Wij zorgen dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken om onze diensten aan u te kunnen leveren, of zoals anderszins vermeld in deze privacyverklaring. Daarnaast eisen wij dat onze externe leveranciers, softwarebedrijven en contractanten net zo zorgvuldig omgaan met uw gegevens als wij.

Voor veel van onze diensten maken wij gebruik van services in de cloud. Hierdoor kan het voor technische en organisatorische redenen nodig zijn om uw persoonsgegevens over te dragen naar servers in de VS, of andere landen buiten de EEG. Wij zullen ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verzonden naar partijen en/of landen met een adequaat niveau van bescherming van persoonsgegevens.

Webanalyse en cookies

Holland2Stay maakt gebruik van verschillende webanalysediensten, zoals Google Analytics. Deze diensten gebruiken cookies en vergelijkbare technieken (bijv. web beacons, pixels, en user-ID's) om ons inzicht te geven in hoe u de website gebruikt. We gebruiken traffic log cookies om in kaart te brengen welke pagina's worden bezocht. Dit helpt ons bij het analyseren van het gebruik van onze website en bij het verbeteren van de website op basis van de behoeften van onze bezoekers. We gebruiken deze informatie alleen voor statistische analysedoeleinden. Hierna verwijderen wij de gegevens uit ons systeem.

Een cookie is een klein, eenvoudig bestand dat uw computer of mobiel opslaat, zodra u hiervoor toestemming geeft. De cookie analyseert uw web verkeer en verzamelt en onthoudt informatie over uw voorkeuren. Hierdoor kunnen webapplicaties worden afgestemd op uw behoeftes en voorkeuren. Over het algemeen helpen cookies ons om u een betere website te bieden. Ze geven ons inzicht in welke pagina's u nuttig vindt en welke niet.

Een cookie geeft ons geen toegang tot uw computer of enige informatie over u, behalve tot de gegevens die u ervoor kiest om met ons te delen. U kunt ervoor kiezen om cookies te accepteren of te weigeren. De meeste webbrowsers accepteren cookies automatisch, maar u kunt uw browserinstellingen wijzigen om cookies te weigeren. Dit kan ertoe leiden dat u de website niet optimaal kunt gebruiken.

Wanneer u onze website bezoekt of verlaat (inclusief onze plug-ins, cookies en vergelijkbare technologieën op de websites van anderen), ontvangen we de URL van zowel de website waar u vandaan kwam, als de website waar u naartoe gaat. We krijgen ook informatie over uw IP-adres, proxyserver, besturingssysteem, webbrowser, add-ons, apparaat, en/of uw (mobiele) internet provider.

Links naar andere websites

Onze website kan links naar andere websites bevatten. Wij hebben geen controle over deze externe websites. Wij zijn dan ook niet aansprakelijk voor de inhoud van deze websites, noch voor de verwerking van persoonsgegevens die op deze websites kan plaatsvinden. We raden u aan om de veiligheid en betrouwbaarheid van deze andere websites te controleren en om de privacy verklaringen van deze websites te lezen.

Intellectueel eigendom

De (intellectuele) eigendomsrechten met betrekking tot de inhoud en vormgeving van het online platform, het huurdersaccount en de website van Holland2Stay, waaronder maar niet beperkt tot tekst, databestanden, foto's en (stilstaande en/of bewegende) beelden en audiomateriaal liggen bij Holland2Stay, haar partners of haar licentiegevers. Vermenigvuldiging (inclusief verwerking) en/of openbaarmaking van de inhoud en vormgeving van onze platformen of website is, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, niet toegestaan.